Gestión documental: más que una moda o un simple capricho

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Sin importar si el escenario es empresarial o académico, el debate sobre cuál es el recurso más importante de una organización es denso y prácticamente interminable. El recurso humano, los recursos físicos o los recursos financieros son generalmente las repuestas que primero aparecen; y aunque es innegable que una empresa requiere de todos ellos para funcionar adecuadamente, existe otro recurso que generalmente se pasa por alto pero que posee un valor enorme para cualquier organización: la información.

Aunque a simple vista puede no parecer tan obvio considerar la información como un recurso valioso, intentemos imaginar una empresa sin información sobre sus niveles de ventas o sus competidores, o sin información sobre su clientes o aliados estratégicos… ¡Suena tan descabellado como pensar en una empresa sin recursos humanos o financieros! La información es por lo tanto uno de los recursos valiosos con los que una organización cuenta para adaptarse adecuadamente a las exigencias y necesidades del mercado y lograr sus objetivos corporativos.

Dado que su valor como recurso es innegable, es importante que toda organización diseñe políticas y estrategias que le permitan gestionar y conservar adecuadamente la información que posee. Bien sea que la información esté contenida en documentos físicos o en documentos en formato digital, todo empresa necesita asegurar que esos documentos se almacenen de manera segura y que estén disponibles siempre que requieran volver a ser consultados.

Por lo tanto, una estrategia completa de gestión documental es más que un lujo o capricho de las grandes empresas y se convierte en una necesidad para cualquier organización interesada en gestionar adecuadamente todos sus recursos; en este caso, todos esos documentos que contienen la información vital para la ejecución de las actividades de la organización y que se que convierte en el recurso invaluable que le permite interactuar de manera adecuada, con sus clientes, proveedores y con sus propios empleados.

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